Ordem de Compra

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Ordens de compra são documentos que possuem a informação dos produtos a serem comprados dos fornecedores, estes documentos podem enviados ao fornecedor para que o mesmo faça o processo de separação e envio dos itens, no ato de receber a remessa de compra podemos dar entrada a Nota Fiscal e vincular a ordem de compra para termos o auto-preenchimento dos produtos na NFe.

Incluindo uma Ordem de Compra

Teremos aqui um passo a passo de como realizar a configuração de uma nova ordem de compra explicada detalhadamente.

Aba Geral

Nesta aba iremos preencher os dados básicos para estarmos prosseguindo com a emissão da NF, cabe aqui ao usuário preencher o fornecedor, empresa solicitante, transportadora, entre outras informações. Abaixo temos a parte conceitual de cada campo a ser preenchido.

  • Data Emissão: Data da emissão da ordem de compra ao fornecedor (Muitas vezes a ordem de compra já teria sido emitida mas não inserida no site, por isso este campo).
  • Data Agendamento: Esta data define um agendamento para a separação dos produtos a qual o fornecedor terá de atender.
  • Data Prevista: Este campo define a data prevista da chegada dos produtos, cada produto possui um campo semelhante e será preenchido com esta data se este campo for informado.
  • Fornecedor: Selecione o Fornecedor responsável pela venda dos produtos
  • Empresa/Filial: Escolha a entidade que ira receber estas unidades
  • Condição de Pagamento: Selecione a qual condição de pagamento será debitado esta compra (parcelamento).
  • CFOP: Selecione a CFOP que irá definir qual a configuração da ordem de compra (Solicitar este dado a sua contabilidade).
  • Transportadora: Selecione a transportadora que irá realizar se responsabilizar pelo envio dos produtos.
  • Transportadora Serviço: Selecione o serviço que a transportadora utilizará para realizar este envio.
  • Modalidade Frete: Defina como será realizado o frete, dentre as opções temos:
    1. Por conta do Emitente:O emitente define qual transportadora será responsável pela entrega
    2. Por conta do Destinatário/remetente:O destinatário define qual transportadora será responsável pela entrega
    3. Por conta de Terceiros:Uma empresa intermediadora define qual transportadora será responsável pela entrega
    4. Transporte próprio por conta do Remetente:O transporte será realizado pelo próprio fornecedor
    5. Transporte próprio por conta do Destinatário: O transporte será realizado pelo próprio destinatário
    6. Sem Frete: Não existe um processo de entrega a qual será declarado fiscalmente.
  • Valor Frete: Informe o valor do frete.
  • Valor Pago: Soma dos valores dos produtos relacionados a ordem de compra

Aba Itens

Aqui inserimos os itens que farão parte da ordem de compra, para cada item podemos definir uma quantidade, data prevista (produtos podem chegar em dias diferentes), valores unitários, o depósito que irá receber este produto, valores de desconto caso houver, CFOP do produto (Apesar da OC já possuir CFOP, alguns produtos podem ter configurações fiscais divergentes da ordem de compra) e valor outras despesas para adicionar o custeamento de outros serviços.

Aba Impostos

Nesta janela teremos a consulta dos impostos aplicados a este processo, estes impostos são preenchidos de acordo com a CFOP se configurado corretamente (caso não esteja preenchido, basta selecionar o botão Calcular Impostos para gerar os valores configurados na CFOP), caso um imposto esteja preenchido manualmente e os demais impostos estejam em branco podemos utilizar a função Calcular Parcial para preencher os valores pendentes.

Situações da Ordem de Compra

Para melhor entendimento da rotina, aqui listamos as possíveis situações das ordens de compra e seu respectivo conceito:

  • Em Digitação: O documento atualmente encontra-se em construção para ser enviado ao fornecedor.
  • Fechada: O documento já está preenchido e pode ser enviado ao fornecedor.
  • Liquidada Parcial: Parte dos itens desta nota fiscal já foram recebidos e movimentados no estoque.
  • Liquidada Total: Todos os itens relacionados a esta ordem de compra já foram movimentados ao estoque.
  • Cancelada Total: A ordem de compra foi cancelada.
  • Liquidada/Cancelada Somente parte dos produtos serão fornecidos a loja, os demais serão cancelados.
  • Conferida Todos os produtos desta ordem de compra já foram bipados, resta dar entrada no sistema.
  • Conferida Parcial Parte dos produtos desta ordem de compra já foram bipados.
  • Confirmada pelo Fornecedor Se a nota foi enviada a um fornecedor por alguma integração do sistema, o mesmo pode confirmar o envio destes produtos.

Produto Derivação X Fornecedor

Ao dar entrada na nota fiscal emitida pelo fornecedor nos deparamos com um pequeno contratempo, o fornecedor pode ou não possuir um SKU diferente ao do nosso produto, neste caso podemos relacionar o SKU de nosso produto ao SKU do produto de nosso fornecedor, no ato de inclusão de um novo relacionamento basta preencher a qual fornecedor será aplicado este relacionamento, o SKU de nossa plataforma e o código SKU do fornecedor para que quando carregado a nota fiscal o sistema busque essa informação e preencha o produto automaticamente.

Outras Ferramentas da OC

A OC pode ter seu estoque previsto movimentado pela função Movimentar Estoque Previsto retirando as unidades do previsto e enviado para o físico, os itens da ordem de compra selecionada também pode ser listados na função Itens. Para a conferência dos itens, na função Conferência podemos dar entrada no XML da nota fiscal para validar os itens que serão movimentados na ordem de compra (esta função altera a situação do pedido caso gravado a conferência). Pode-se também liquidar

O fechamento pode ser efetuado quando a situação for "Em Digitação", o cancelamento pode ser efetuado antes de gerar a nota fiscal, caso seja necessário, é possível enviar a ordem de compra por e-mail.